Gestione documentale 4.0

Un sistema integrato in cui il “vecchio” e il “nuovo” parlano e in cui l’innovazione non genera solamente sistemi futuribili, ma concretezze attuali.

Cartaceo o digitale? Per la gestione documentale una rivoluzione a metà

La rivoluzione digitale che, insieme alle innovazioni introdotte dalla gestione documentale, lasciava presagire un addio alla carta a favore di una trasformazione completamente paperless, si trova ancora in una delicata fase di transizione: l’evoluzione, così, anche a causa del fatto che la dirompente crescita tecnologica abbia fatto aumentare a dismisura dati e documenti da archiviare, non ha ancora portato alla riduzione della stampa, incidendo invece solo sulla funzione di copiatura. I documenti digitali, infatti, vengono stampati più volte per essere consultati, sebbene la vita utile del cartaceo (fatta eccezione per i cosiddetti “originali” firmati) sia molto breve. Per ora, dunque, l’unico innegabile vantaggio dell’archiviazione elettronica è quello della velocità di recupero delle informazioni e non ancora quello di ridurre i costi e diminuire l’impatto ambientale attraverso il risparmio della carta.

Per riuscire a coniugare le esigenze, ancora presenti, di produzione di documenti cartacei con quelle di risparmio economico e sostenibilità ambientale, Toshiba ha introdotto due importanti innovazioni: la stampante multifunzione “ibrida” e l’applicativo di convergenza tra cartaceo e digitale. La prima, autentica rivoluzione del printing, è in grado di stampare sia con inchiostro nero indelebile sia con uno speciale blu che, attraverso un procedimento termico eseguibile a bordo macchina e senza dispersione di toner o uso di sostanze chimiche, è cancellabile: i documenti temporanei possono così essere “ripuliti” e la carta recuperata per ulteriori stampe. E prima della cancellazione è possibile effettuare una scansione per digitalizzare e conservare il contenuto.

Poiché però non sempre le esigenze di digitalizzazione giustificano l’adozione di una piattaforma completa di archiviazione elettronica (come nel caso di un singolo ufficio o di una piccola realtà aziendale), Toshiba correda le proprie stampanti multifunzione ibride con un applicativo “di convergenza”. Il software, semplice ma innovativo, consente infatti di scansire, indicizzare e ricercare, via browser, i documenti digitali, realizzando così in modo perfetto la fusione tra “carta” e “file”: gli utenti possono stampare in blu, archiviare i documenti in digitale, cancellare e recuperare la carta e ricercare, via web, attraverso indici, tutta la documentazione d’ufficio. Una soluzione integrata, insomma, che permette di risparmiare carta e tempo, senza impattare sull’infrastruttura ICT dell’azienda e senza investimenti specifici di archiviazione elettronica: un primo passo verso il completamento della rivoluzione paperless.

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Se i principi dell’Industry 4.0 sono ormai noti, l’esigenza è ora quella di renderli fruibili in ogni ambito professionale. Compreso, spiega Cristian Zanardo, CEO di Toshiba Tec Italia Imaging Systems (Gruppo Toshiba), quello importantissimo della Gestione Documentale

L’Industry 4.0, insieme di linee guida e principi capaci di aumentare sia la produttività sia la qualità produttiva grazie all’integrazione di nuove tecnologie con i sistemi fisici con investimenti nell’ambito dell’analisi dei “Big Data” e dell’Intelligenza artificiale, ha cambiato l’industria e il modo di lavorare. Perché la nuova rivoluzione industriale proceda senza intoppi, però, i suoi principi fondanti vanno applicati non solo a livello di macrosistemi ma in ogni ambito ICT, compreso quello della Gestione Documentale. Ne parla Cristian Zanardo, CEO di Toshiba Tec Italia Imaging Systems, parte del Gruppo Toshiba.

Oggi potremmo parlare di Gestione Documentale 4.0 in quanto dall’analogico, prima fase della produzione del documento, siamo passati al digitale e alle stampanti multifunzione e, successivamente, all’archiviazione elettronica, che per me rappresenta il 3.0.

Ora siamo in una fase delicata, in quanto l’esigenza di trattare il documento elettronico si sta diffondendo rapidamente, anche nella Pubblica Amministrazione, ma il cartaceo non è scomparso, anzi. L’archiviazione elettronica ha, di fatto, “creato” un nuovo mercato, generando nuovi player e attirando i produttori di stampanti e multifunzioni, ma non siamo ancora in una situazione di perfetta fusione tra il printing e l’elettronico: esistono due mondi comunicanti ma non esattamente integrati. Cartaceo e elettronico convivono!

Uno dei cardini dell’Industry 4.0 prevede la “convergenza tra digitale e fisico”: questa, secondo me, rappresenta la Gestione Documentale 4.0, ossia un insieme di innovazione ed efficienza tra la “carta” e il “file”. Dobbiamo renderci conto che non esistono, ad oggi, imprese totalmente “paperless”. La sfida sta nel rendere concreto questo precetto dell’Industry 4.0, senza lasciarsi prendere dall’emozione del futuro, ma operando nel presente.

L’impatto ambientale è l’ultimo elemento che deve caratterizzare la “4.0”, che diventa quindi “sostenibile”. L’attenzione per l’ambiente non è solo un dovere per noi e il nostro futuro, ma anche un concreto modo di agire nel business: non solo uno slogan, ma una soluzione.

L’esempio di Toshiba Tec Corporation può chiarire meglio questo concetto di Gestione Documentale Sostenibile 4.0 (G.D.S. 4.0).

Toshiba Tec rappresenta, all’interno del Gruppo Toshiba, la società specializzata in produzione e commercializzazione di stampanti e multifunzioni per ufficio, stampanti termiche industriali e da banco e soluzioni hardware e software per il Retail.

Recentemente abbiamo lanciato sul mercato prodotti che permettono di supportare le fasi transitorie previste dall’Industry 4.0. Stiamo proponendo in tutto il mondo, Italia compresa, la prima serie di stampanti multifunzioni in grado di produrre documenti in nero classico o in blu cancellabile, consentendo così il recupero della carta, quando il documento non serve più o viene archiviato elettronicamente. Un altro esempio riguarda l’unica stampante termica in grado di stampare etichette in fronte e retro, riducendo quindi i costi e l’impatto ambientale.

Questo è quello che intendo per Gestione Documentale 4.0: un sistema integrato in cui il “vecchio” e il “nuovo” parlano e in cui l’innovazione non genera solamente sistemi futuribili, ma concretezze attuali.